Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est défini comme une « suite de logiciels qui centralise, organise et traite les données du personnel d’une entreprise » (1) . Il permet de gérer diverses activités RH, telles que la paie, le suivi des temps et des activités, le recrutement, la gestion des carrières et la formation professionnelle, etc.
Pour les grandes entreprises ou les PME en forte croissance, l’implémentation d’un SIRH représente une véritable opportunité, tant pour la fonction RH que pour les managers opérationnels. Elle permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en automatisant et optimisant les processus RH. Un SIRH assure également la sécurisation des données, contribue à améliorer la conformité légale, facilite le suivi des indicateurs RH, et aide à accroître la satisfaction des collaborateurs.
Toutefois, une étude menée en 2024 par le cabinet Shortways auprès de professionnels RH révèle que la moyenne d’adoption d’un SIRH par ses utilisateurs est de 3,5/5 (2) . Ce chiffre montre que, malgré les avantages évidents de ces outils, leur déploiement ne satisfait pas toujours pleinement les utilisateurs finaux.
Au travers de nos différents accompagnement clients, nous avons identifié 6 étapes clés d’un projet SIRH pour assurer l’adoption du nouvel outil par l’ensemble de ses utilisateurs :
1. Analyser l’existant
Avant de se lancer, il est essentiel de procéder à un audit des processus et des outils RH en place :
- Point de vue des experts métiers : Quels sont les processus chronophages ou générateurs d’erreurs ? Les pratiques actuelles répondent-elles aux obligations légales ? Quelles sont les bonnes pratiques à conserver ?
- Attentes des utilisateurs finaux : Quel est le niveau de satisfaction des managers et des collaborateurs ? Quelles sont leurs attentes en termes d’améliorations et leurs contraintes ?
- Enjeux de la Direction : Quels sont les ambitions stratégiques de l’entreprise ? Quels sont les impacts RH et IT ?
Cette analyse permet de dresser un état des lieux complet des processus RH et de définir précisément les objectifs du projet : conformité, gain d’efficacité, satisfaction des salariés, réduction des coûts… Elle permet également d’avoir une bonne vision de ce qu’il est possible de faire dans le contexte actuel de l’organisation, à la différence de ce que l’on souhaiterait faire.
2. Définir précisément le besoin
Une fois l’audit réalisé, il convient de définir le périmètre et la solution cible :
- Couverture fonctionnelle : Quels processus RH seront pris en charge ?
- Périmètre du projet : Quelles entités ou pays sont concernés ? Combien de collaborateurs sont concernés ?
- Architecture cible : Une solution intégrée, composite (best of breed), hybride ou internationale ?
- Budget et planning prévisionnel
Une approche modulaire est généralement recommandée, ainsi que la structuration du planning de déploiement en plusieurs étapes, en fonction des besoins identifiés. Cela permettra in fine d’assurer une adoption progressive de l’outil par ses utilisateurs et de garantir l’alignement de chaque étape du projet avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Ce besoin doit servir de fil conducteur pendant toute la vie du projet.
3. Construire une équipe projet
La réussite du projet repose sur une équipe bien constituée, généralement composée de :
- La direction des ressources humaines,
- Un membre de la direction générale,
- Un représentant de la DSI,
- Des représentants métiers RH,
- Des collaborateurs et managers des différents services opérationnels.
En fonction du périmètre du projet, il peut aussi être pertinent d’inclure des représentants de la fonction Finance.
Cette équipe, dirigée par un chef de projet, doit être engagée, avec la disponibilité nécessaire pour participer activement à toutes les phases du projet.
Ainsi, l’équipe permet grâce à sa pluridisciplinarité de s’assurer que le projet ne soit pas construit uniquement par et pour les équipes RH. Il est en effet primordial de s’assurer que la solution qui sera déployée répondra bien aux besoins et enjeux de l’ensemble de ses futurs utilisateurs.
4. Harmoniser les politiques et processus RH
Il est également essentiel de différencier les politiques et processus RH qui nécessitent une spécificité (par exemple, liés à un pays ou à une entité juridique) de ceux qui peuvent être standardisés et harmonisés.
Cette étape permettra de simplifier la configuration du système, d’optimiser les processus, de garantir une expérience employé cohérente et de faciliter l’adoption de la solution.
La définition d’un catalogue d’emplois, la modélisation de l’organisation hiérarchique et matricielle, ainsi que l’hétérogénéité des politiques et processus RH, peuvent rendre cette étape complexe, nécessitant une réflexion approfondie de la part de l’équipe projet. Il est donc essentiel d’anticiper ces actions, qui sont clés dans la réussite d’un projet SIRH.
5. Établir un cahier des charges et sélectionner l’éditeur
Le cahier des charges regroupe tous les éléments relatifs au projet : besoins fonctionnels, contraintes techniques, budget, planning, attentes sur les services post déploiement, etc. Il doit refléter le besoin précédemment défini.
Avant de lancer l’appel d’offre, une présélection des éditeurs peut être réalisée à l’aide de benchmarks marchés.
Lors de la phase d’analyse des offres, l’utilisation d’une grille d’évaluation pondérée est clé pour garantir une sélection objective. Un ensemble de critères prédéfinis doivent donc être évalués, en concordance avec le cahier des charges établi, et non seulement l’aspect budgétaire. Ces critères peuvent par exemple être :
- Adéquation des fonctionnalités avec le besoin
- Ergonomie et expérience utilisateur
- Intégration avec d’autres systèmes
- Capacités de personnalisation
- Modularité du système
- Innovation
- Coût de déploiement – Coût total de possession
- Durée de déploiement
- Sécurité des données
- Conformité légale
- Références clients
- Formation des utilisateurs
- Support et maintenance
- Adaptabilité internationale
6. Anticiper l’accompagnement au changement
Afin de garantir l’adoption du SIRH par l’ensemble de ses utilisateurs, il est essentiel de prévoir un accompagnement au changement dès le début du projet.
Cela inclut l’implication des collaborateurs et managers dans la phase de conception, une communication claire sur les objectifs et le calendrier du projet, ainsi que des formations et un support post déploiement. Le soutien de leaders internes, notamment pour porter les messages importants, peut également favoriser l’adoption.
Concrètement, l’accompagnement au changement peut prendre la forme de : l’animation par des sponsors d’un webinaire dédié au lancement du projet, la diffusion d’actualités sur le projet sur l’intranet de l’entreprise, l’organisation de sessions de démonstration de la solution et de formation, la mise à disposition de tutoriels accessibles en tout temps (e-learning, vidéo,…), la mise en place d’une communauté de « Champions » SIRH, l’organisation de sessions de Q&A post-déploiement ou le recueil de feedback via des sondages…
Pour en savoir plus sur nos services et découvrir comment Go Blossom peut vous accompagner lors du déploiement de votre SIRH, n’hésitez pas à nous contacter.
Références
(1) https://www.sage.com/fr-fr/blog/glossaire/sirh-definition-fonction-avantages/
(2) https://shortways.com/fr/blog/actualite/barometre-adoption-sirh-2024/